Office Manager (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die Bewirtschaftung und Verwaltung von Immobilien ist seit mehr als 15 Jahren unser Tagesgeschäft. Wir sind Mitglied im VDIV Schleswig-Holstein/Hamburg/Mecklenburg-Vorpommern e.V.. Berufserfahrene Immobilienverwalter, Immobilienfachwirte, Juristen und Facility-Manager arbeiten Hand in Hand und betreuen Immobilien an den Standorten Berlin, Waren (Müritz), Rostock und Stralsund. Unser stetig wachsender Verwaltungsbestand umfasst aktuell ca.1.600 Wohn- und Gewerbeeinheiten.

DEINE AUFGABEN:

• Du bist erster Ansprechpartner für Gäste, Eigentümer, Mieter, Verwalter und Kollegen
• Entlastung des Verwalterteams und Officemanagements
• Allgemeine Büroorganisation inkl. Bestellwesen
• Empfang, Posteingang und Postausgang
• E-Mail-Korrespondenz
• Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit
• administrative, organisatorische und operative Unterstützung des Verwalterteams durch Erteilung von Reparaturaufträgen,
  Fertigung von Schriftsätzen, E-Mail-Korrespondenz u. ä.
• Vorbereitung von Eigentümerversammlungen
• Verfassen und Versenden von einfachen Anschreiben an Mieter, Eigentümer, externe Dienstleister und Kunden
• Unterstützung bei der Koordination und Arbeitszeiterfassung unserer Hauswarte
• Unterstützung des Teams im Bereich der Wohn- und Gewerbevermietung (organisatorisch/operativ)
• Vorbereitung von Vermietungsexposés
• Erstbearbeitung von Mängelanzeigen und Reparaturmeldungen

DEINE FÄHIGKEITEN:

• Ausbildung zum Bürokaufmann (m/w/d) oder vergleichbarer Qualifikation (vorzugsweise in der Immobilienwirtschaft)
• Berufserfahrungen im Bereich Office Management
• Hohes Engagement und Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise und Kommunikationsgeschick
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse
• Führerschein